Was es kostet, wenn HR nichts kosten darf

HR-Personalkosten, Recruiting-Budgets, HR-Systeme oder Leadership-Programme: Die Ausgaben von HR sind sichtbar, klar zugeordnet und auf den ersten Blick einfach zu beziffern.

Ihre Wirkung folgt jedoch einer anderen Logik.

Sie zeigt sich in verfügbaren Kapazitäten, kürzeren Vakanzen, stabilen Teams, besseren Führungsentscheidungen oder einer erfolgreichen Transformation. Damit entsteht sie häufig zeitversetzt und an einer anderen Stelle im Unternehmen.

Ob eine HR-Ausgabe sinnvoll ist, zeigt sich an ihrem Beitrag zum Geschäft. Dieser lässt sich jedoch meist deutlich schwerer beziffern als die Ausgabe selbst.

Das HR-Budget zeigt nur einen Teil der Rechnung

In den vergangenen Wochen haben wir uns deshalb mit drei Perspektiven auf HR-Kosten beschäftigt:

Warum HR in Kostendiskussionen so schnell unter Druck gerät.

Welche Leistungen überhaupt im HR-Budget landen.

Und welche Folgekosten entstehen können, wenn an diesen Leistungen gespart wird.

Die Diskussion unter den Beiträgen hat noch einen weiteren Punkt deutlich gemacht: Die Folgen fehlender HR-Investitionen werden oft erst später und ausserhalb des HR-Bereichs sichtbar.

Die Folgekosten landen im Tagesgeschäft

Eine unbesetzte Stelle steht zunächst als Einsparung im Budget✅

Im Arbeitsalltag übernehmen allerdings andere Mitarbeitende zusätzliche Aufgaben, Prioritäten werden verschoben und Projekte verzögern sich.

Fehlende Kapazitätsplanung erscheint nicht als eigener Kostenblock. Ihre Folgen zeigen sich in teuer auszuzahlender Überzeit, temporären Lösungen, (Projekt-)Verzug durch Engpässe oder ungenutzten Ressourcen durch Überbesetzung.

Auch Fluktuation ist mehr als eine Kennzahl im HR-Reporting. Mit einer Kündigung gehen Erfahrung, Beziehungen und Wissen verloren. Gleichzeitig beginnen Recruiting und Einarbeitung erneut, während das bestehende Team die Vakanz auffängt.

In einem Kommentar unter unserem Post wurden dieselben Folgen mit Blick auf Transformationen beschrieben: Fehlende HR-Investitionen werden dort unter anderem als Projektverzug, Überlastung von Schlüsselpersonen und verlorenes Wissen sichtbar.

Das trifft einen zentralen Punkt. Die Workforce-Perspektive gehört zum einen laufend in Strategiereviews, und aber auch von Beginn an in die Planung einer Transformation - nicht erst dann, wenn fehlende Kapazitäten oder Kompetenzen die Umsetzung gefährden.

Zwischen Einsparung und Folgekosten liegt oft viel Zeit

Bei vielen HR-Ausgaben liegen Aufwand und Wirkung zeitlich auseinander.

• Ein gekürztes Weiterbildungsbudget entlastet kurzfristig die Kosten. Gleichzeitig steigt das Risiko, dass sich Kompetenzlücken aufbauen und benötigtes Know-how künftig nicht ausreichend vorhanden ist. Auch in unseren Kommentaren wurde dieser Aspekt betont: Wer bei Future Skills und Kompetenzentwicklung spart, zahlt heute zwar weniger – kann das Unternehmen morgen aber seine Zukunftsfähigkeit kosten.
• Eine zu viel gesparte FTE in HR reduziert kurzfristig die Personalkosten. Die zusätzliche Belastung des HR-Teams verursacht jedoch Kosten durch Krankheitsausfall infolge von Überbelastung, Fehler infolge von Zeitdruck oder verzögerter Dienstleistungen für das Business infolge von Zeitmangel.
• Wird ein Leadership-Programm gestrichen, fällt zunächst nur eine Ausgabe weg. Die Wirkung fehlender Führung zeigt sich möglicherweise später in langsameren Entscheidungen, Konflikten, Fluktuation oder einer schwächeren Umsetzung strategischer Vorhaben.

Der zeitliche Abstand verzerrt die Rechnung: Die Einsparung ist heute direkt schwarz auf weiss sichtbar. Ihre Konsequenzen verteilen sich über Monate, Kostenstellen und Verantwortungsbereiche.

Wie aus HR-Ausgaben ein belastbarer Business Case wird

Die Forderung nach «wirksamen HR» kennen wir.

Die Wirkung von HR an einer einzelnen finanziellen Kennzahl zu messen, greift jedoch häufig zu kurz. Der Beitrag einer HR-Massnahme kann sich gleichzeitig in mehreren Ergebnissen zeigen:

• Eine bessere Personalplanung beeinflusst Personalkosten, Überzeit und Lieferfähigkeit.
• Ein wirksamer Recruiting-Prozess beeinflusst Vakanzdauer, Besetzungsqualität und Belastung im Team.
• Eine gezielte Kompetenzentwicklung beeinflusst interne Besetzbarkeit, Veränderungsfähigkeit und den künftigen Bedarf an externem Know-how.

Damit daraus ein belastbarer Business Case entsteht, braucht es vor einer Investition Klarheit über fünf Punkte:

1. Welches konkrete Problem im Geschäft soll gelöst werden?

2. Welche direkten und indirekten Kosten verursacht dieses Problem heute?

3. Welche Folgen sind bei einem Verzicht zu erwarten?

4. In welchen Bereichen und über welchen Zeitraum wird die Wirkung sichtbar?

5. An welchen wenigen Kennzahlen lässt sich die Entwicklung tatsächlich beobachten?

So wird aus einer allgemeinen Forderung nach «wirksamen HR» eine überprüfbare unternehmerische Entscheidung.

HR-Kosten sind kein Sonderfall

Nicht jedes Tool, jedes Programm und jeder zusätzliche Prozess ist eine gute Investition. Auch HR muss Budgets priorisieren, Leistungen hinterfragen und Aktivitäten beenden, die keinen ausreichenden Beitrag leisten.

Dazu gehört eine Abwägung der sichtbaren Ausgabe im HR-Budget, des erwarteten Nutzens im Business und der möglichen Folgen eines Verzichts. HR, Finance und die Fachbereiche nehmen dabei unterschiedliche Perspektiven auf dieselbe Entscheidung ein.

Unsere Beiträge zu HR-Kosten und die anschliessende Diskussion zeigen vor allem eines:

Es ist nicht nur relevant, was HR kostet. Sondern auch, was sich im Unternehmen verändert, wenn auf bestimmte Investitionen verzichtet wird.